Formato condicional.

Atendiendo la solicitud de Diana Quintanar que realizó por medio de un comentario en el blog de SUMAR Sí, les traigo una función muy útil y práctica que facilita identificación de criterios de nuestros libros de Excel bajo condiciones personalizadas.

El formato condicional realiza cambios de aspecto en un determinado rango de celdas basado en el contenido o criterio de estas, el cual es de utilidad para resaltar información que cumplan determinadas condiciones. Este formato cambia dependiendo del valor que la celda contenga bajo las características que se programen inicialmente con posibilidad de modificarlas.

Por ejemplo:

Si usted tiene una base de datos, ya sea esta grande o pequeña, es posible condicionarla para que los formatos (colores de celda o bordes, fuente, etc.) cambien de acuerdo con los criterios que usted guste.

Es posible condicionar los formatos de diferentes formas, a continuación, unos ejemplos:

Ejercicio 1

Usted como profesora o profesor cuenta con el listado de calificaciones de su grupo de alumnas y alumnos al final del ciclo escolar y desea resaltar las calificaciones dependiendo del valor de estas.

Lista de calificaciones

Existe una opción predeterminada por Excel para dar formato llamada “Barra de datos” y “Escalas de color”  las cuales se puede acceder de la siguiente manera:

1.       Selecciones su base de datos en donde gusta que el formato condicional se aplique.

Puede hacer esta selección dando click al primer dato de la base y arrastrando el cursor hasta sombrear la matriz completa o deseada para casos de bases pequeñas.

En caso de bases grandes se sugiere realizar la selección con el teclado de la siguiente forma:

ü  Posicionarse en la primera celda de la matriz.

ü  Dejar presionada la tecla “Ctrl” + “Shift o Mayusc” (dependiendo de su teclado) y sin soltar esta, presionar la tecla con flecha hacia la derecha, lo cual le seleccionará desde la celda donde se posicionó inicialmente hasta la ultima celda con valor (texto, número, símbolo, etc.)

ü  Por último, sin soltar las teclas “Ctrl” + “Shift o Mayusc” (dependiendo de su teclado), presionar la tecla con flecha haca abajo, lo cual le seleccionará las filas seleccionadas anteriormente más las demás filas con valor.

ü  Recuadros azules: Tecla Shift o Mayus.

ü  Recuadro Amarillo: Tecla Ctrl.

ü  Recuadros verdes: teclas con flecha hacia abajo y derecha.

Así se verá su matriz seleccionada de celda “C3” a “F12”:

2.       Una vez seleccionada la matriz, diríjase con el mouse al “Menú Inicio”, ubicado en la parte superior derecha de su hoja de cálculo Excel, posteriormente a la opción que indica “Formato Condicional”, Parte superior central de su hoja de cálculo de Excel.

ü  Recuadro verde: Menú inicio.

ü  Recuadro anaranjado Formato condicional.

 3.       Dando click en “Formato Condicional” se despliegan diferentes opciones de formato, la que utilizaremos en este caso es “Barra de datos”.

4.       Como usted puede apreciar en la pantalla anterior, se despliegan dos diferentes alternativas, el “Relleno degradado” y “Relleno sólido”.

5.       Al posicionar el cursor en una opción, se podrá visualizar el cambio de color según el valor numérico que tenga la matriz de datos, siendo una barra más corta en números menores y barra más larga en números mayores. Dando click sobre una opción se determina la regla.

6.       Si desea cambiar el color, puede hacerlo en el mismo menú donde seleccionó el formato condicional, pero dando click a la opción de hasta abajo que indica “Administrar reglas”.

En esta ventana se pueden actualizar todas las reglas o formatos condicionales creados para este rango de celdas seleccionado.

Únicamente hay que seleccionar la regla y dar click en editar regla.

En el menú que se despliega después de dar click al botón de “Editar regla” aparece un nuevo menú donde se puede configurar la visualización de formato a su gusto.

7.       Si usted modifica algún dato de la matriz con formato condicional, este se actualizará automáticamente. En el siguiente ejemplo hago un comparativo de la matriz que vimos en los ejemplos anteriores contra una a la que se le modificó la celda “C3” de un valor de “6” a un valor de “10”:

Matriz 1 con valor de “6” celda “C3”:

Matriz 2 con valor de 10 en celda “C3”:

Como podemos apreciar el tamaño de la barra aumenta en la matriz 2 por contener un valor más alto.

Las “Escalas de color” son muy similares a las “Barras de datos” en cuestión al procedimiento de elaboración que acabamos que acabamos de abordar, con la diferencia de que esta escala se colorea de forma degradada según el rango de valores numéricos.

Si gusta seleccionar otros colores o condiciones puede dar click a la opción que indica “Más reglas”, donde podrá configurar su formato a su gusto.

Ejercicio 2:

Utilizando la misma base que trabajamos en el ejercicio 1, condicionaremos con diferentes colores dependiendo del valor numérico, usando las funciones predeterminadas por Excel como “Reglas para resaltar celdas” – “Es mayor que”, “Es menor que” y Es igual a”.

1.        Primero seleccionamos la matriz en la que deseamos colocar el formato condicional, justo como lo hicimos anteriormente o como se ve en la pantalla anterior.

2.       Una vez seleccionada la matriz, diríjase con el mouse al “Menú Inicio”, ubicado en la parte superior derecha de su hoja de cálculo Excel, posteriormente a la opción que indica “Formato Condicional”, Parte superior central de su hoja de cálculo de Excel.

3.        Dando click en “Formato Condicional” se despliegan diferentes opciones de formato, la que utilizaremos en este caso es “Reglas para resaltar celdas” – “Es mayor que”.

Aparecerá el siguiente recuadro, en donde se visualizan dos opciones, en la primera identificada en el recuadro verde, digitaremos el número a partir del cual se pondrá el formato que indicaremos en la segunda opción, identificada en el recuadro azul

Coloqué, para este ejemplo a partir de la calificación y promedio de 7.5.

4.         Una vez indicado el rango a partir el cual se colocará el formato condicional, seleccionaremos las opciones del formato, pueden ser las predeterminadas por Excel, en este caso indicaremos un formato específico en la opción “Formato personalizado”.

Dando click a la opción de formato personalizado aparece una nueva ventana con título “Formato de celdas”, que contiene diferentes pestañas en donde indica distintas opciones para dar formato a la celda. Explico cada una de estas pestañas.

Número: se selecciona como se verá el contenido de la celda siempre y cuando se cumpla la condición de “Es mayor que”. Puede ser en formato de fecha, número con determinado tipo de decimales, moneda, texto, entre otras. 

Se sugiere revisar cada una de ellas para familiarizarse.

Fuente: Se selecciona en qué tipo de letra, tamaño, color, estilo y efectos queremos para los valores que cumplan con la condición.

 

Borde: Se puede elegir entre diferentes estilos del borde o margen de la celda que cumpla la condición.

 

Relleno: Se puede elegir entre diferentes colores y efectos de relleno para las celdas que cumplan con la condición.

Se pueden combinar diferentes formados entre sus distintas pestañas, queda a gusto y necesidad de usted.

En este caso seleccioné un color verde para esta condición, damos click en el botón de “Aceptar” de la pestaña “Formato de Celdas” y esta se cerrará, después damos click en aceptar al recuadro que vimos en el punto 4 y podemos apreciar en nuestra matriz el cambio de formatos.

Hagamos lo mismo, pero ahora seleccionamos la opción “Es menor que”, en donde condicionaremos datos menores a “7.5” en un color ámbar.

Queda de la siguiente forma:

Haremos el mismo ejercicio, pero esta vez indicando que se condicionen valores menores a “6.99” con un color rojo.

Queda de la siguiente manera:

Por último, condicionaremos los que tienen un valor de “10” para que nos quite los decimales y los pinte de un color verde más fuerte y quede en negritas.

Esta vez lo haremos con la opción “Es igual a”.

En el recuadro que aparece coloquemos el valor “10” y abrimos la opción de “Formato personalizado”.

En la ventana “Formato de celdas” en la opción “Número” indicaremos que no cuente con decimales, como se muestra a continuación:

Categoría “Número” – “Posiciones decimales” – capturamos el número de decimales que deseamos visualizar, en este caso “0” (Cero).

En pestaña “Fuente” seleccionamos de “Estilo” la opción “Negrita” y en “Color” la opción “Automático”.

En la pestaña “Relleno” seleccionamos un color verde obscuro y damos click en “Aceptar”.

Nuestra matriz se verá de la siguiente manera:

La opción de “Entre” funciona muy similar, con la diferencia de que es más específica en rangos.

Para modificar o eliminar reglas es se selecciona la opción “Administrar reglas”, seleccionando las celdas en las que deseamos editar o eliminar el formato condicional:

En la ventana que aparece después de seleccionar esta opción se visualiza la opción de “Eliminar regla” o “Editar regla”.

Se visualizan todas las reglas que creamos en los puntos anteriores.

Conclusión

Esta función es de utilidad para cuando tenga matrices formuladas o condicionada a que los valores cambien con determinada fórmulas u operaciones matemáticas.

Es una función que se puede hacer cada vez más compleja, dependiendo de las reglas que usted requiera.

Es posible realizar reglas cuando se tiene un contenido de texto en las celdas.

Abordé el tema d e forma general, puesto que es una función con grandes posibilidades de personalización, mismas que se puede extender dependiendo de las necesidades que se tengan con referencia a esta función. Se sugiere validar más a detalle por su cuenta, con el fin de que logre establecer sus formatos condicionales a su gusto. Así fue como aprendió un servidor a hacer diferentes funciones en este programa.

Espero esta información le haya sido de utilidad, si usted requiere que publique con algún más contenido o le imparta un curso de alguna función en específico, por favor déjeme un comentario, con gusto le atenderé.