Función SUMAR.SI Excel.

 

SUMAR SÍ

El programa Microsoft Excel ha tomado gran relevancia en las actividades laborales de oficina para diferentes sectores, debido a que es una hoja de cálculo que se utiliza para el procesamiento de bases de datos, contando con muchas funciones que facilitan las labores de los usuarios, que abarcan desde operaciones matemáticas, formulas complejas y la organización de información a través de coordenadas, siendo letras las columnas y números las filas.

El objetivo de este blog es ayudarle a usted con asesorías y tips que le pueden ser de utilidad, independientemente de las actividades que realice en su trabajo o vida personal.

Una de las funciones más útiles al momento de determinar resultados específicos corresponde a una función trigonométrica matemática, la cual se conoce como “SUMAR SÍ”, misma que es utilizada para sumar todos los números en un seleccionado rango de celdas basado en un criterio específico.

Por ejemplo:

Si usted tiene una base de datos, ya sea esta grande o pequeña, es posible realizar la suma de los valores que requiera, determinando un criterio específico.

Ejercicio:

Usted labora en una librería en donde se tienen diferentes tipos de libros, los cuales están clasificados en diferentes categorías.

Se desea conocer el total del costo de los libros que se tienen en el inventario, exclusivamente de tipo “Terrestre”.

Favor de colocar en la celda amarilla el total del costo de estos libros.

Si bien podemos realizar la operación matemática de forma mental o escrita en un papel para posteriormente capturar el resultado, este programa nos permite llegar al resultado correcto de diferentes maneras.

Una opción para llegar al resultado deseado es posicionarse en la celda amarilla “E12”, colocar el signo de igual “=”, y seleccionar la primera celda que deseamos se sume con las demás, en este caso la celda “E5”, después, colocar un signo de más “+”, posteriormente seleccionar la siguiente celda que deseamos sumar, en este caso la celda “E7”, así sucesivamente hasta terminar de seleccionar cada celda que deseamos sumar. La fórmula completa para este ejemplo es =(E5+E7+E9+E10+E12)

Otra opción puede ser de estas es seleccionando el rango de información con el mouse o utilizando una selección con el teclado como se muestra a continuación:

Las celdas sombreadas corresponden a la selección de los costos de los libros de tipo “Terrestre”, la forma de seleccionar las celdas en un orden en específico es dar click a la primera celda que contenga la información que necesitamos, en este caso es la celda “E5”, posteriormente presionamos en el teclado la tecla “Ctrl” o “Control”, posteriormente sin soltar la tecla “Ctrl” dar click a las demás celdas con la cantidad que queramos sumar, en este caso las celdas “E7”, “E9”, “E10” y “E12”.

Ubicación de la teca “Ctrl” o “Control”:

En el recuadro anaranjado podemos visualizar que seleccionando el rango de celdas en donde se encuentra el costo de cada libro nos muestra la información de “Promedio”, mismo que corresponde al promedio del rango de datos seleccionado, “Recuento”, que representa el número de celdas seleccionadas que contienen información y “Suma”, el cual muestra el valor sumado de cada celda seleccionada.

Con esta información podemos colocar el resultado en la celda amarilla “E15” de forma manual, sin embargo, se cuenta con la desventaja de que este número no se moverá si cambiamos el costo de algún libro, por lo que se recomienda el uso de la función “SUMAR SÍ” como se muestra a continuación:

1.       Se digita en la celda amarilla “E15” el signo de igual “=”, ya que todas las fórmulas deben comenzar con este símbolo, independientemente de las funciones que la celda realice.

2.     Se escribe la palabra “SUMAR.SI” y se abre un paréntesis “(”.

Nota: Es indiferente se escriba en minúsculas o mayúsculas.

Nota: Todas las fórmulas utilizan los paréntesis “()” para que estas funcionen.

Como podemos ver en la siguiente pantalla, es posible identificar que el programa nos solicita indiquemos el rango de celdas que contengan la característica específica que deseamos sumar en negritas (recuadro anaranjado).

3.     Este rango corresponde al rango en donde se encuentra el criterio que deseamos sumar, en este caso es el tipo “Terrestre”, como se muestra a continuación, que es la selección de la celda “D5” a la celda “D12”, que es igual a “D5:D12”: 

4.       Separamos con coma “,” para indicar el criterio que debe de reconocer la fórmula, en este caso la palabra “Terrestre” que se encuentra en la celda “D15”.

Como podemos apreciar, Excel nos indica que nos encontramos en el criterio a seleccionar en negritas previo a una coma “,”.

5.       Por último, agregue una coma, una vez seleccionado el criterio a sumar, para seleccionar el “Rango de Suma”, el cual corresponde a el rango en donde se encuentran las cantidades a sumar.

En el recuadro de la narración de la fórmula puede usted apreciar que indica en negritas la frase “Rango de Suma”, esta corresponde al rango en donde se encuentran los datos que se sumarán dependiendo del criterio seleccionado.

Cerramos paréntesis “)” y presione la tecla “Enter” o “Intro”.

Como podemos observar en la pantalla anterior, ya no se visualiza el recuadro de instrucciones de la fórmula, lo que nos indica que ha finalizado.

Casos para considerar.

Si el criterio a sumar se encuentra escrito de forma distinta, la fórmula no detecta coincidencias, es decir, no suma ninguna cantidad como se muestra en la siguiente imagen:

En el recuadro verde puede usted validar que es la misma fórmula que utilizamos anteriormente, sin embargo, el punto al final no permite encontrar coincidencias con la matriz de datos.

Si usted sustituye el criterio a sumar (Celda “D15”) por uno que se encuentre en la misma matriz la suma se sustituye, buscando y sumando las coincidencias:

En el recuadro verde puede usted validar que es la misma fórmula que utilizamos anteriormente.

En algunas ocasiones los datos los podemos visualizar como números, sin embargo, el formato de estos está parametrizado como “texto”, por lo que esta operación no funcionará indicando la suma de las celdas que únicamente estén en formato de “número” o cero, en caso de que ninguna celda del rango de suma seleccionado se encuentre en formato de “número”.

Ejemplo con celdas “E9 y E10” en formato “número”:

Ejemplo con el total del rango de suma seleccionado en formato “Texto”:

Para estos casos debe seleccionar el rango que contiene el formato “Texto” y dar click en el signo de admiración que aparece como se visualiza en la siguiente pantalla:

Posteriormente seleccionar la opción “Convertir a número”

Con este proceso se logra obtener el resultado de la fórmula.

Espero esta información le haya sido de utilidad, si usted requiere que publique algún otro contenido más o le imparta un curso de alguna función en específico, por favor déjeme un comentario, con gusto le atenderé.